Urządzenie służące do rejestracji sprzedawanych produktów lub usług.
Kasa fiskalna to urządzenie elektroniczne służące do rejestracji sprzedawanych produktów lub usług (podatku dochodowego i VAT), należnego ze sprzedaży detalicznej. Każda sprzedaż powinna być potwierdzona drukowanym paragonem fiskalnym, który stanowi wgląd do zakupionych towarów. Każdy paragon powinien informować kupującego o dokładnej cenie poszczególnego towaru/usługi, które są sumą kwoty do zapłaty. Drukowany paragon również stanowi dowód zakupu, przydatnym np. do reklamacji, czy też do odliczania podatku. Kasa fiskalna również jest przydatna podczas rozliczeń z systemem fiskalnym. Każda kasa fiskalna powinna składać się z klawiatury, wyświetlacza, a także drukarki.
Podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży na kasach fiskalnych - należy pamiętać o obowiązkach wynikających z posiadania urządzenia fiskalnego służącego do rejestrowania sprzedaży. Niedopełnienie tych obowiązków wiąże się z poważnymi konsekwencjami.
Przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej, podatnik zobowiązany jest do złożenia pisemnego zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o liczbie kas rejestrujących, które zamierza stosować oraz miejscu (adresie) ich używania oraz o dacie rozpoczęcia ewidencji sprzedaży.
Dokonanie fiskalizacji kasy rejestrującej oznacza jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy wraz z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem pierwszego dobowego raportu fiskalnego. Na podstawie zgłoszenia dokonanego przez podatnika, fiskalizację kasy powinien przeprowadzić upoważniony do tego pracownik serwisu.
Po dokonaniu fiskalizacji obowiązkowo, w terminie 7 dni, należy zgłosić ten fakt w Urzędzie Skarbowym (ten sam obowiązek spoczywa na serwisancie, z którego usług skorzystałeś). Wówczas, otrzymasz unikalny numer identyfikacyjny, który po zakupie należy trwale nanieść (żeby w trakcie użytkowania nie został zamazany) na naszą kasę fiskalną.
Jeśli z jakichś przyczyn będziesz chciał zmienić firmę serwisującą, musisz zgłosić się z takim wnioskiem do producenta kasy. Po otrzymaniu pozytywnej odpowiedzi, musimy o tym fakcie poinformować „skarbówkę”. Dlaczego to takie ważne? W przypadku awarii urządzenia fiskalnego tylko ten jeden wskazany serwis może dokonać odczytu z pamięci fiskalnej.
Masz obowiązek wystawiania w sposób czytelny paragonów fiskalnych z każdej sprzedaży i przekazywania ich kupującym.
Sprawdzaj poprawność pracy kasy (na przykład prawidłowość nazw towarów i usług, stawek podatku), a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skontaktuj się z serwisantem.
Masz obowiązek przechowywania kopii każdego wydanego paragonu (w formie papierowej lub na karcie pamięci - w zależności od typu posiadanej kasy). W przypadku kas online wszystkie dane z kasy fiskalnej są przesyłane na bieżąco do Centralnego Repozytorium Kas i tam zapisywane. Nie ma obowiązku archiwizacji.
Raport dobowy – masz obowiązek wystawić go i wydrukować najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia. Kasy on-line są zwolnione z obowiązku drukowania.
Raport okresowy (miesięczny) – masz obowiązek wystawić go i wydrukować po zakończeniu miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż – najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca.
Co najmniej raz na 2 lata zrób przegląd kasy fiskalnej u serwisanta. Termin ten jest liczony od dnia fiskalizacji kasy lub ostatniego obowiązkowego przeglądu.
Masz obowiązek przechowywać książkę kasy fiskalnej.
W przypadku zapełnienia lub uszkodzenia pamięci kasy, wymień ją za pośrednictwem serwisanta i dokonaj ponownej fiskalizacji.
